Toen op 14 april 2016 de GDPR (General Data Protection Regulation) door het europarlement werd aangenomen, zullen veel ondernemers met enige angst en beven naar de regels hebben gekeken. Één van de meest vergaande nieuwe mogelijkheden voor burgers is om bedrijven te vragen al hun persoonsgegevens in te zien en de mogelijkheid om een verzoek in te dienen om die te verwijderen. Nu de GDPR sinds eind mei definitief in werking is getreden, is het wachten op de eerste verzoeken. De vraag is: hoe ga je daar als bedrijf nu slim mee om?

Een voorbeeld

Piet is al jaren de trotse eigenaar van zijn eigen webshop in kampeerartikelen. Groot is het allemaal niet en heel veel omzet heeft hij ook niet. Gelukkig is dat niet erg, want Piet doet de website naast zijn gewone baan. Op een vervelende dag krijgt Piet ineens een verzoek binnen van een klant, of hij zijn persoonsgegevens kan inzien en of Piet die dan gelijk wil wissen. Na het minutieus doorzoeken van zijn mailbox, het uitpluizen van zijn CRM en het vernietigen van de nodige facturen is dat na drie kwartier eindelijk voor elkaar. Met een blik op de klok vraagt Piet zich af hoe hij in vredesnaam zijn webshop rendabel kan houden. Er moet toch een betere methode zijn?

Systemen koppelen

Gelukkig is die er. Het probleem van persoonsgegevens is dat ze vrijwel altijd zijn verspreid over een groot aantal systemen. Op het moment dat je ze wilt verwijderen, zul je handmatig moeten gaan zoeken in zowel je mailbox, CRM, back-ups, facturen en verder. De oplossing is dan ook om de systemen zo met elkaar te verbinden dat als je de persoonsgegevens verwijderd uit je CRM, de centrale database, je ze automatisch ook verwijderd uit alle andere systemen.

De cloud als makkelijke oplossing

Via de cloud is dit makkelijk te regelen. Het is tenslotte een afgebakende omgeving, waarbij alle apps met elkaar gekoppeld kunnen worden. Bovendien is het ook nog eens een stuk veiliger om persoonsgegevens alleen in de cloud te bewaren, een andere belangrijke regel uit de GDPR. Zowel Zoho als Google hebben de nieuwe Europese regels aangegrepen om met een wereldwijde standaard te komen die voldoen aan de GDPR. Je kunt nu vanuit je CRM met een druk op de knop zelf bepalen welke persoonlijke gegevens je wist uit de cloud. Bijvoorbeeld alles, maar je kunt ook alleen een adres wissen, of alleen een naam. Op die manier bespaar je tijd, administratie en de nodige stress.

Wil je meer weten? Neem dan snel contact met ons op.