Het is de droom van iedere beheerder: een systeem dat alles zelf doet. Bij beroepsvereniging PPINK, die zich inzet voor de belangen van pedagogisch medewerkers, komt die droom steeds dichterbij. Met slechts 2 uitvoerend personeelsleden beheren zij een systeem dat ruimte biedt aan vele duizenden leden. En dan zijn ze ook nog vooral bezig met het beheren van de agenda en het organiseren van evenementen. Hoe is dit mogelijk? En is het ook wat voor jouw vereniging?

Tijd

De kern van het ‘geheim’ van PPINK is de ledenadministratie. Bij een handmatig systeem moet je als beheerder ieder nieuw lid handmatig invoeren, moet je handmatig wijzigingen doorvoeren, handmatig de factuur regelen en handmatig het lid weer uitschrijven. Dit kost veel kostbare tijd. Helemaal als je, zoals PPINK voor ogen heeft, er een grote flexibele ledenadministratie op na wilt houden.

Automatisering

De oplossing ligt voor de hand: volledige automatisering. Cloudadvies ontwikkelde voor PPINK, op basis van ZOHO One, een systeem dat eigenlijk heel veel zelf doet. Op het moment dat een lid zich inschrijft, komt dit bij het personeel terecht. Zij accorderen vervolgens de inschrijving, waarna de rest vrijwel vanzelf gaat. Het nieuwe lid ontvangt automatisch een bevestiging en de ingevoerde gegevens worden in het CRM systeem geplaatst. Maandelijks wordt middels door op een knop te klikken alle nieuwe leden doorgegeven aan het financiële deel van het systeem. Vanuit daar wordt er direct een automatische opdracht gegeven om een maandelijkse factuur en een automatische incasso aan te maken. Alles werkt integraal en alle data werkt met elkaar samen.

Communicatie

Voor PPINK is ook de communicatie heel belangrijk. Zowel tussen de leden onderling, maar natuurlijk ook tussen de organisatie en de leden. Speciaal hiervoor is een eigen Social Medium ontworpen wat gebruik maakt van hetzelfde platform. Via Pink Insite kunnen leden eigen thema groepen opzetten en ervaringen uit het werkveld uitwisselen. Tegelijkertijd biedt het ook de mogelijkheid om werkgroepen te creëren en documenten op te slaan.

Gebruiker aan het woord

Lonneke van Dijk beleidsmedewerker van het bureau;”We zijn blij met Zoho One en de applicaties welke CloudAdvies voor ons heeft ontwikkeld. Als kleine ondersteunende organisatie moeten we ons vooral richten op ledenwerving en inhoudelijke zaken. Het nieuwe systeem neemt ons veel werk uit handen”.  

Neem contact met ons op

PPINK is een schoolvoorbeeld van hoe je met beperkte middelen toch een systeem kunt opzetten waarbij je met weinig mankracht een grote community kunt bereiken én managen. Ben jij ook geïnteresseerd in een dergelijk systeem? Voor jouw vereniging, of voor je bedrijf? Neem dan contact met ons op voor meer informatie.