De cloud wordt steeds populairder. In één jaar tijd is het aantal bedrijven (50+ fte) dat gebruik maakt van de cloud, gestegen met veertig procent. Voor een groot gedeelte komt dit door het steeds betere aanbod aan cloudproducten, maar ook door de toenemende bekendheid van het werken via de cloud bij bedrijven. Overstappen op de cloud is echter niet zomaar ‘iets’ wat je doet, zoals het aanschaffen van een nieuw softwarepakket. Het is een transitie. De overgang van iets ouds naar iets nieuws. Maar hoe gaat zo`n transitie dan precies in zijn werk? We leggen het hieronder kort uit.

1. Inventarisatie

Iedere klant heeft zijn eigen eisenpakket. Daar tegenover staat ons aanbod. Bij een inventarisatie kijken we vooral naar hoe de klant op dit moment werkt, wat zijn plannen en verwachtingen zijn en vooral ook hoe we het huidige werkproces efficiënter kunnen maken met behulp van de cloud.

2. Kijken naar wat past bij het bedrijf

Het is een dooddoener, maar ieder bedrijf is verschillend en heeft daardoor een eigen aanpak nodig. Voor de cloud zijn heel veel generieke producten beschikbaar. Bijvoorbeeld kant-en-klare boekhoud- of CRM pakketten. Die zijn uiteraard het goedkoopst en het makkelijkst te gebruiken. Tegelijkertijd zien we dat veel bedrijven toch ook de behoefte hebben aan gespecificeerde cloudproducten, die speciaal op maat worden geprogrammeerd. Dit is waar CloudAdvies het sterkste in is, afgezet tegen de concurrenten. En dan vooral op het gebied van Zoho en Google.

3. Planning

Projecten kun je op veel manieren doen. Bij CloudAdvies kiezen we standaard voor het werken met sprints. Oftewel, we doen iedere keer een stukje, bijvoorbeeld de boekhouding, of het projectmanagement, zodat het behapbaar blijft voor iedereen. Na de eerste implementatie volgt dan standaard een testtraject en een verdere configuratie om het product te perfectioneren. Op het moment dat één onderdeel goed werkt, gaan we verder met de volgende. Hoe snel dit transitieproces gaat hangt van veel factoren af. Bijvoorbeeld van het gedane voorwerk door het bedrijf, het werkbudget en de mogelijkheid voor werknemers om er eigen tijd in te investeren. Meestal duurt het tussen de twee en de zes maanden.

4. Training

Wij werken altijd met key-users. Dat zijn mensen die het product zelf zullen gaan gebruiken. Vaak kiezen we twee mensen per vakgebied. Bijvoorbeeld een jonger en en wat ouder persoon uit de administratie. Zij kijken tijdens het hele proces mee en geven vanuit hun werkervaring feedback. Op die manier snijdt het mes aan twee kanten. Het proces gaat sneller en levert een beter resultaat op. Tegelijkertijd leren de key-users het nieuwe systeem van binnenuit kennen en kunnen zij hun kennis weer delen met collega`s. Verder geeft CloudAdvies standaard een aantal trainingen, afhankelijk van de grootte van het bedrijf. In ieder geval een specifieke training voor de key-users, en vaak nog eentje per afdeling van het bedrijf.

5. Onderhoud en lifecycle

Daarmee ben je er nog niet. De grootste verandering bij een cloudtransitie is dat de verandering nooit ophoudt. Producten in de cloud veranderen razendsnel en worden regelmatig geupdate. Het is belangrijk om dit bij te houden. In het geval van maatwerk van CloudAdvies moeten wij ook regelmatig onderhoud plegen om alle verbindingen tussen de diverse programma`s optimaal te houden. Voor dit alles bieden wij diverse mogelijkheden van onderhoud aan, zodat je als bedrijf ook na de cloudtransitie optimaal kunt blijven profiteren van alles wat dit platform te bieden heeft.